Βιβλίο | The Power of Less

Πολλοί άνθρωποι επικεντρώνονται στο time management για να τα βγάλουν πέρα με τους γρήγορους ρυθμούς που επικρατούν στη ζωή τους. Η πραγματικότητα είναι ότι αυτή η πρακτική σπάνια αποφέρει αποτελέσματα. Πόσες φορές έχετε αρχίσει και ξαναρχίσει το time management; Πολλές.

Η αλήθεια είναι ότι αν βασίζεστε μόνο στο time management αργά ή γρήγορα θα κυριευθείτε από υπερβολικό στρες και θα καταλήξετε να αφιερώνετε πολύ χρόνο κάνοντας πράγματα επουσιώδη λίγο πολύ. Αυτό που πρέπει να κάνετε, σύμφωνα με το Power of Less, The: The Fine Art of Limiting Yourself to the Essential…in Business and in Life, είναι να ακολουθήσετε έξι βασικές αρχές. Αυτές είναι:

1. “Βάλτε Όρια”

Τα όρια είναι η λύση για να μην νιώθετε πιεσμένος. Το κλειδί είναι να αποφασίσετε ποιοι στόχοι και υποχρεώσεις επηρεάζουν περισσότερο τη ζωή σας ώστε να επικεντρωθείτε σε αυτά. Το να ζείτε χωρίς όρια φαίνεται cool αλλά σύντομα επιφέρει το χάος τόσο στην επαγγελματική όσο και την προσωπική σας ζωή.

Αντιθέτως, τα όρια σας επιτρέπουν να επικεντρώσετε την ενέργειά σας στα πράγματα που είναι πραγματικά σημαντικά. Για παράδειγμα, πολλοί άνθρωποι κατακλύζονται με email, τηλεφωνήματα, project, meeting και τα συναφή καθημερινώς. Ποια είναι σημαντικά και ποια όχι; Αντί να ελέγχετε το email σας εκατό φορές την ημέρα ελέγξτε το δύο. Αυτό θα σας φανεί περίεργο στην αρχή αλλά μόλις σας γίνει συνήθεια θα ανακαλύψετε ότι θα βοηθήσει την παραγωγικότητά σας.

2. “Επιλέξτε τα Ουσιώδη”

Για να ξεχωρίσετε τι είναι ουσιώδες στη ζωή σας και τι όχι εξετάστε τρία βασικά πράγματα.

Αρχές

Ποιες είναι οι αρχές και οι αξίες σας; Περιγράψτε τες ξεκάθαρα. Βάσει αυτών ζείτε (ή όχι) τις μέρες σας. Και, φυσικά, το πώς περνάμε τις μέρες μας είναι το πώς περνάμε τη ζωή μας.

Στόχοι

Έχοντας τους στόχους σας κατά νου συνεχώς θα σας βοηθήσει να δείτε αν οι πράξεις σας συνάδουν με αυτούς ή όχι.

Προτεραιότητες

Ποιες είναι οι κύριες προσωπικές και επαγγελματικές σας προτεραιότητες; Τι είναι πραγματικά σημαντικό για εσάς;

Συνέπειες

Ποιες είναι ο συνέπειες των πράξεων σας τόσο σε προσωπικό όσο και σε επαγγελματικό επίπεδο;

3. “Απλοποιήστε”

Οι περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να αναφέρουν τουλάχιστον δέκα στόχους που θέλουν να πραγματοποιήσουν στο εγγύς μέλλον. Ωστόσο, η πραγματικότητα είναι ότι όταν έχετε πολλούς στόχους συγχρόνως το πιθανότερο είναι ότι θα αποτύχετε αν όχι σε όλους στους περισσότερους από αυτούς. Είναι καλύτερα να επιλέξετε έναν-δύο στόχους που μπορείτε να πραγματοποιήσετε στους επόμενους έξι με δώδεκα μήνες και να τους “σπάσετε” σε μικρότερους στόχους.

Χρησιμοποιήστε μία λίστα για τις καθημερινές ή βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις σας. Γράψτε εκεί κάθε project που έχετε. Επιλέξτε τα top τρία. Βάλτε τα υπόλοιπα σε λίστα αναμονής. Γράψτε τις ενέργειες μία προς μία που πρέπει να γίνουν για να επιτευχθεί το project. Επικεντρωθείτε στο να τελειώσετε αυτά τα τρία. Μην αποσπάσθε. Εάν κάποιος συνάδελφός σας σας καθυστερεί ή αν περιμένετε feedback από το management για να συνεχίσετε το project, απλώς ασχοληθείτε με το επόμενο σημαντικό project στη λίστα σας.

Στην ιδανική περίπτωση, εσείς θα ήσασταν αυτός που ελέγχει τη λίστα των project σας. Στην πραγματικότητα, όμως, συνήθως είναι ο διευθυντής σας. Σε αυτήν την περίπτωση, εξηγήστε στον διευθυντή σας τη στρατηγική σας και εξηγήστε τα οφέλη της. Αν σας επιτρέψει να εφαρμόσετε το πλάνο σας έχει καλώς. Εάν πάλι όχι, ζητήστε του να επιλέξει τα κυριότερα project στα οποία πρέπει να επικεντρωθείτε καθώς έχετε -όπως και ο ίδιος, όπως και όλος ο υπόλοιπος κόσμος – περιορισμένο χρόνο. Αν ο διευθυντής σας δεν αποδέχετε αυτήν την πραγματικότητα τότε μπορεί να είναι καιρός να ψάξετε για νέα δουλειά.

4. “Επικεντρωθείτε”

Για να επιτύχετε στη δουλειά σας αλλά και για να έχετε μια ζωή με νόημα χρειάζεται να μάθετε να επικεντρώνεστε στο παρόν. Το να σκέφτεστε συνεχώς το παρελθόν ή να ανησυχείτε συνεχώς για το μέλλον δεν σας επιτρέπει να συγκεντρωθείτε στο παρόν, το μόνο πράγμα που μπορείτε να ελέγξετε.

Οι σημερινοί ρυθμοί της ζωής έχουν κάνει το multitasking κανόνα. Οι άνθρωποι μιλούν στο κινητό τους ενώ οδηγούν. Ο διευθυντής σας σας αναθέτει δύο νέα, υψηλής προτεραιότητας project ενώ δουλεύετε σε ένα άλλο. Αυτή η κατάσταση δεν είναι ούτε υγιής ούτε παραγωγική. Επικεντρωθείτε σε ένα πράγμα τη φορά. Αποφασίστε κάθε πρωί ποιο είναι το πιο σημαντικό project που έχετε και επικεντρωθείτε σε αυτό. Ει δυνατόν, μην απαντάτε στο τηλέφωνό σας, μην σερφάρετε στο ίντερνετ, μην κοιτάτε το email σας. Αν πιάσετε τον εαυτό σας να αποσπάται ή να χάνει το ηθικό του σηκωθείτε από την καρέκλα και πηγαίνετε για έναν πεντάλεπτο περίπατο.

5. “Δημιουργήστε Συνήθειες”

Οι σημαντικές αλλαγές στη ζωή μας γίνονται με το να δημιουργούμε νέες, καλές συνήθειες. Πώς γίνεται αυτό; Διαλέξτε μια σημαντική συνήθεια που ξέρετε ότι πρέπει να αποκτήσετε και επικεντρωθείτε σε αυτήν για έναν μήνα. Ξεκινήστε με κάτι εύκολο όπως είναι, π.χ., να έχετε το γραφείο σας σε τάξη ή να γυμνάζεστε για δέκα λεπτά καθημερινώς. Γράψτε σε ένα χαρτί τι χρειάζεται να κάνετε κάθε μέρα ώστε η νέα σας συνήθεια να γίνει πραγματική συνήθεια.

6. “Ξεκινήστε”

Μην αφήνετε την καθημερινή ρουτίνα να σας παρακάμπτει από τους σημαντικούς στόχους και project. Το email και το web είναι χρήσιμα αλλά μπορεί πολύ εύκολα να γίνετε σκλάβοι τους αν δεν προσέξετε. Χρησιμοποιήστε το email πιο αποτελεσματικά ακολουθώντας τα παρακάτω tips:

- Αν η δουλειά σας δεν απαιτεί οπωσδήποτε να ελέγχετε το email σας κάθε ώρα, αποκτήστε τη συνήθεια να το κοιτάτε δύο-τρείς φορές την ημέρα μόνο. Κατά 99% δεν θα έρθει το τέλος του κόσμου αν δεν δείτε ένα email αμέσως. Οι άνθρωποι κάνανε τη δουλειά τους μια χαρά για δεκαετίες και χωρίς email.

- Εκατομμύρια ανθρώπων ανοίγουν τον υπολογιστή τους κάθε πρωί και το πρώτο πράγμα που κάνουνε είναι να κοιτάξουν το email τους. Το αποτέλεσμα είναι τα email τους να καθορίζουν τη μέρα τους εις βάρος των σημαντικών στόχων και project τους. Μην είστε σκλάβος του email. Επικεντρωθείτε κάθε πρωί στους στόχους, τα project και τα task που είναι πραγματικά ουσιώδη για εσάς.

- Απενεργοποιήστε κάθε είδους email notifier. Το μόνο που κάνουν τα email notifier είναι να σας αποσπούν από τη δουλειά που είναι σημαντική.

- Αντισταθείτε στην επιθυμία να ελέγχετε το email σας κάθε λίγο και λιγάκι. Γράψτε σε ένα χαρτί ότι θα ελέγχετε το email σας δύο-τρείς φορές την ημέρα και σε συγκεκριμένες ώρες και κολλήστε το κάπου να το βλέπετε.

- Ενημερώστε φίλους και γνωστούς ότι θα προτιμούσατε να μην σας στέλνουν ανέκδοτα και παρόμοια, άχρηστα email.

- Αποφασίστε αμέσως τι πρέπει να κάνετε με κάθε email. Είτε απαντήστε αμέσως, είτε σημειώστε το για απάντηση για κάποια άλλη ώρα, είτε βάλτε το σε κάποιον άλλο φάκελο, είτε διαγράψτε το. Μην αφήνετε το inbox να γεμίζει με email.

Όσον αφορά στο web, προσπαθήστε να απαλλαγείτε από τη συνήθεια του συνεχούς surfing. Αυτό μπορεί να σας φανεί αδύνατο στην αρχή, αλλά προσπαθήστε να είστε offline τουλάχιστον μία ώρα κάθε μέρα. Αφιερώστε την προσοχή σας στη δουλειά σας. Εάν χρειάζεται να ψάξετε στο internet για να κάνετε τη δουλειά σας κάντε το πριν την ξεκινήσετε και μετά αποσυνδεθείτε. Το να είστε offline θα σας κάνει να νιώσετε ανασφάλεια στην αρχή αλλά μόλις σας γίνει συνήθεια θα ανακαλύψετε ότι θα είστε πιο παραγωγικοί.

Το Δίλημμα της Δέσμευσης

Το να απλοποιήσετε τη ζωή σας σημαίνει να εξετάσετε τις δεσμεύσεις σας και να αποφασίσετε ποιες μπορείτε να διαγράψετε. Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν μια μεγάλη λίστα υποχρεώσεων που έχουν να κάνουν με τη δουλειά, την οικογένεια, τους φίλους, τα χόμπυ κ.λπ. Πιθανόν να μην συνειδητοποιείτε πόσο πολλές υποχρεώσεις έχετε έως ότου τις γράψετε σε ένα χαρτί. Αφού το κάνετε αυτό αναρωτηθείτε ποιες από αυτές τις υποχρεώσεις είναι ουσιώδεις, ποιες συνάδουν με τους στόχους, τις αξίες και τις προτεραιότητές σας. Επιλέξτε τέσσερις-πέντε και διαγράψτε τις υπόλοιπες.

Αφού κάνετε τα παραπάνω, οι πιθανότητες είναι ότι θα πρέπει να ενημερώσετε κάποιους ανθρώπους ότι δεν μπορείτε πλέον να τηρήσετε κάποιες δεσμεύσεις σας. Ίσως να νιώσετε ενοχές για αυτό αλλά δεν πρέπει. Πολλές από αυτές τις δεσμεύσεις τις αναλάβατε ενώ δεν θα έπρεπε καθώς ήταν επουσιώδεις. Από εδώ και πέρα, εσείς είστε η πρώτη σας προτεραιότητα, και δεν πρέπει να νιώθετε ενοχές για αυτό. Επιπλέον, για να μην βρεθείτε πάλι στην ίδια θέση, να αναλάβετε δηλαδή επουσιώδεις υποχρεώσεις, μάθετε πώς να λέτε “όχι” σε αυτούς που σας ζητάνε κάτι τέτοιο. Εξηγήστε τους ευγενικά ότι απλώς δεν έχετε χρόνο -όπως άλλωστε και αυτοί.

Αποσπάσματα από το The Power of Less

“Going from a limitless life that’s overwhelming and not very effective to a life with limits, focus and power is an incredible transformation”.

“You just have to eliminate everything that’s not essential”.

“The real focus of any project should be in getting it done. Completion”.

“It’s easy to set goals, but extremely difficult to achieve them if they’re goals worth achieving”.

“Anytime you find yourself procrastinating on an important task, see if you can break it into something smaller”.

“If your job is made up of stuff you hate, you might want to consider finding another job”.

“The way to e-mail nirvana is by applying the Power of Less -simplify, set limits and find yourself becoming more powerful”.

“Consciously plan your use of the Internet, instead of jumping on anytime you feel like it and getting carried away without thinking”.

“Knowing what your simple pleasures are, and putting a few of them in each day, can go a long way to making life more enjoyable”.

The less clutter, the less visual stress”.

Περισσότερα:
Power of Less, The: The Fine Art of Limiting Yourself to the Essential…in Business and in Life

Σημείωση: στο πνεύμα του βιβλίου το παρόν post γράφτηκε με το WriteRoom το οποίο ανακάλυψα μέσω του porcupine.

Εκτυπώστε αυτό το άρθρο